A C E R T A - D I M O N A

BELANGRIJK: VANAF 1 JANUARI 2005

Vanaf 1 januari 2005 kan u geen uitdiensttreding, wijziging van een
aangifte of een annulatie van een aangifte meer inbrengen zonder
opgave van het dimona-nummer van de indiensttreding.

Indien u niet beschikt over het betreffende nummer, kan u dit
steeds bekomen bij uw dossierbeheerder (zijn/haar telefoonnummer vindt u terug op uw loonopgaven).

DIMONA - START PER 1 JANUARI 2003: EEN OVERZICHT

De overheid werkt aan een hervormingsproject ter modernisering van de sociale zekerheid, ook E-government genoemd.

Een eerste fase van het moderniseringsproject is de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, DIMONA (déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte) en de DMFA (déclaration multifonctionelle/multifunctionele aangifte) vervangt de huidige RSZ-aangifte.

DIMONA betekent dat elk begin of einde van een arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer onmiddellijk aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) wordt meegedeeld. Aan nieuwe werkgevers wordt door de DIMONA-aangifte een voorlopig RSZ-nummer toegekend.

Het tot op heden verplichte personeelsregister vervalt.
De werkgever dient aan zijn werknemer(s) die op wisselende werkplaatsen tewerkgesteld word(t)(en), geen individueel document af te leveren.
Voor studenten diende de werkgever een kopie van de arbeidsovereenkomst voor studenten op te sturen naar de Inspectie van Sociale Wetten. Ook deze verplichting vervalt.
Indien een werkgever meerdere werkplaatsen heeft, diende hij tot op heden een speciaal personeelsregister bij te houden op die werkplaats.
Vanaf 1 januari 2003 hoeft de werkgever enkel nog een beperkt register bij te houden, met daarin de identificatie van de werkgever, plaats (adres) van tewerkstelling, identificatie werknemer, aanvang tewerkstelling op deze tewerkstellingsplaats en eventueel de einddatum van de tewerkstelling op deze werkplaats. Dit nieuwe register moet niet meer fysiek beschikbaar zijn op de specifieke werkplaats, maar mag elektronisch worden bijgehouden.

Elke werkgever krijgt, indien hij dat wenst, via de portaalsite van de RSZ toegang tot het elektronisch personeelsregister; later kan hij daar ook zijn DMFA consulteren.

Voor

• alle arbeiders en bedienden, ook voor gedetacheerde werknemers onderworpen aan een buitenlands stelsel van sociale zekerheid.
• leerlingen/studenten/personen die een individuele beroepsopleiding volgen.

Deze verplichting is niet van toepassing voor de niet-inwonende dienstbode die geen vier uren per dag bij dezelfde werkgever of minder dan vierentwintig uren per week bij één of verschillende werkgevers tewerkgesteld is.

uw RSZ-nummer, het aansluitingsnummer bij ons sociaal secretariaat, het rijksregisternummer, het sis-kaartnummer.

Beschikt u daar niet over (bijvoorbeeld voor een buitenlandse werknemer), dan dient u een volledige fiche in te vullen met o.m. naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en plaats zoals op het scherm wordt aangeboden.
Voor uw eigen zekerheid, zorg er voor dat u steeds een kopie van de sis-kaart neemt bij indiensttredingen.

- de aangifte van indiensttreding
- de aangifte van uitdiensttreding
- de wijziging van een gedane aangifte
- de annulatie van een gedane aangifte.

De aangifte van indiensttreding:

De aangifte van indiensttreding dient uiterlijk te gebeuren op het moment dat de werknemer effectief begint. Dat wil zeggen dat als uw werknemer om 8 uur begint, de DIMONA-aangifte vóór acht uur moet gebeuren.

Eveneens mag u reeds bij de indiensttreding de datum van uitdiensttreding meedelen (bijvoorbeeld bij contracten voor bepaalde duur; voor studentenovereenkomsten is dit trouwens verplicht).

De aangifte van uitdiensttreding:

De aangifte van uitdiensttreding moet ten laatste gebeuren de dag nadat de arbeidsovereenkomst eindigde.

De wijziging van een gedane aangifte:

Een wijziging van een gedane aangifte kan slechts in twee gevallen:

ofwel indien de indiensttreding vroeger is dan eerst werd opgegeven. Deze wijziging dient wel te gebeuren zoals een gewone indiensttreding, d.w.z. vóór de werknemer in dienst treedt.

Ofwel indien de datum van de opgegeven uitdiensttreding vroeger is dan voorzien. In dat geval moet de werkgever de nieuwe uitdiensttreding melden en dit weer ten laatste de dag nadat de arbeidovereenkomst eindigt.

De annulatie van een aangifte:

Wanneer de werknemer niet in dienst treedt op de gemelde datum, dan moet de werkgever de reeds gedane indienstmelding annuleren. Een annulatie betekent steeds de volledige annulatie van een arbeidsovereenkomst. Niet enkel de laatste aangifte wordt geannuleerd, maar alle aangiften die betrekking hebben op deze arbeidsovereenkomst.

De annulatie van een uitdiensttreding dient te gebeuren zoals een gewone uitdiensttreding, namelijk ten laatste de dag na de foutief opgegeven datum.

SAMENVATTING

5. Uw Sociaal Secretariaat:

Bij het inbrengen van een aangifte via onze website krijgt u reeds een bevestiging (borderel) dat de aangifte werd geregistreerd.
Indien u uw e-mail adres opgeeft (werkgevers die reeds verschillende e-mail adressen opgaven, kunnen kiezen uit de opgegeven mogelijkheden), krijgt u, nadat wij het DIMONA-nummer krijgen van de RSZ ter bevestiging van uw aangifte ook het DIMONA-nummer doorgezonden.
Dit nummer wordt gebruikt indien er nieuwe aangiften dienen te gebeuren voor dezelfde werknemer.

Wat doen wij bovendien nog voor u: op geregelde tijdstippen wordt controle uitgevoerd op de gedane aangiften (via onze website) en de gegevens die u via de loonopgave aan ons opgeeft (d.w.z. bijvoorbeeld een nieuwe werknemer, uitdiensttreding …).
Indien er een verschil is tussen beide, zal u daarover geïnformeerd worden om uw aangifte te regulariseren.

Het gebruik van de DIMONA-module op onze website is volledig gratis.

Voor aangiften die wij zelf in opdracht van de werkgever doen, wordt een vergoeding aangerekend van 12,50 EUR (exclusief btw) per aangifte. De eventuele aangerekende boeten vanwege de overheid zijn uiteraard ook ten laste van de werkgever.

mogelijke sancties bij niet-naleving van de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling:

• strafrechtelijke boete: gevangenisstraf van acht dagen tot een jaar en/of een geldboete van 500,00 EUR tot 2.500,00 EUR (maal het aantal werknemers met een maximum van 125.000,00 EUR) te verhogen met de toepasselijke opdeciemen;
• administratieve boete van 750,00 tot 3.750,00 EUR.