Pagina URL: http://www.cepa.be/werkgevers/veiligheid/veilige-havenarbeid/aankoopprocedure/

Pagina afdrukken

Aankoopprocedure

Bij aankoop van machines e.d. moet de werkgever beletten dat nieuwe risico’s in het bedrijf binnengebracht worden. De welzijnswetgeving beschrijft hiertoe een specifieke aankoopprocedure. Deze procedure is dezelfde voor machines, gemechaniseerde werktuigen, installaties (KB 04/05/1999), persoonlijke beschermingsmiddelen of PBM (KB 13/06/2005) en collectieve beschermingsmiddelen of CBM (ARAB art.54quater).

Om dit praktisch te realiseren hebben wij de volgende procedure uitgewerkt:

VOOR DE BESTELLING: BIJLAGE VOOR BESTELBON

  • De aankoopverantwoordelijke gaat vóór de bestelling na of er een standaard “bijlage aan bestelbon” bestaat. Klik hier voor de lijst. Deze standaard “bijlage aan bestelbon” bevat alle bijzondere veiligheidseisen voor dit toestel. Indien er geen standaard “bijlage aan bestelbon” bestaat, wordt de Dienst P&B geraadpleegd die in overleg met u de “bijlage aan bestelbon” zal opstellen.
  • De aankoopverantwoordelijke bezorgt de volgende documenten aan de Dienst P&B : indien een standaard bestaat: de “bijlage aan bestelbon” in 3-voud, behoorlijk ingevuld en ondertekend; kopij van de technische specificaties. De technische specificaties mogen eveneens blijken uit een bijgevoegd lastenkohier of uit de documentatie; Indien de documentatie dient terugbezorgd te worden, gelieve dit duidelijk te vermelden;
  • De Dienst P&B en de arbeidsgeneesheer kunnen aanvullende vereisten formuleren in de Bijlage aan bestelbon. Dit zal steeds in overleg met de aankoopverantwoordelijke gebeuren.
  • De Dienst P&B stuurt de volgende documenten terug naar de aankoopverantwoordelijke: twee tegengetekende exemplaren van de “bijlage aan bestelbon”. Het derde exemplaar blijft in het dossier bij de Dienst P&B; eventueel andere informatie (Veiligheidsinstructiekaarten e.d.);
  • Documenten door de aankoopverantwoordelijke aan de leverancier over te maken: de volledige bestelbon/lastenboek met alle nodige gegevens; één exemplaar van de “bijlage aan bestelbon”.
  • Het derde exemplaar van de “bijlage aan bestelbon” blijft in het dossier van de aankoopverantwoordelijke.

BIJ DE LEVERING: ATTEST VAN DE LEVERANCIER

  • De leverancier moet een document afleveren waarin hij verklaart hoe hij heeft voldaan aan de eisen inzake veiligheid en hygiëne vermeld op de bijlage aan bestelbon.
  • Tevens moet de leverancier volledige, duidelijke en Nederlandstalige instructies betreffende de werking, de gebruikswijze, de inspectie en het onderhoud van het bestelde bezorgen.
  • De leverancier moet ook de EG-verklaringen van overeenkomst met de Europese economische richtlijnen bezorgen.

BIJ DE INDIENSTSTELLING : VERSLAG VAN NALEVING VOOR INDIENSTSTELLING

  • De aankoopverantwoordelijke contacteert de Dienst P&B voor een controle voor indienstelling. 
  • Hierbij wordt o.a. nagegaan dat: aan alle in de “bijlage aan bestelbon” vermelde eisen voldaan is; een CE-merkteken werd aangebracht; alle gegevens op de machine overeenstemmen met die op de conformiteitverklaring; het arbeidsmiddel niet voor een ander doel gebruikt wordt dan waarvoor het bestemd is; het arbeidsmiddel geen onaanvaardbare risico’s veroorzaakt als gevolg van de installatie in het bedrijf,…; het arbeidsmiddelen een technische controle door een EDTC heeft ondergaan (indien wettelijk verplicht).
  • De Dienst P&B en de arbeidsgeneesheer vullen het verslag eventueel verder aan met hun bevindingen en viseren het verslag. Beide exemplaren worden bezorgd aan de aankoopverantwoordelijke.
  • De aankoopverantwoordelijke viseert beide exemplaren, stuurt een exemplaar terug aan de Dienst P&B en houdt een exemplaar bij in het eigen dossier.

Een overzicht van de documentenstroom kan u ook in dit schema terugvinden. 

Van elk arbeidsmiddel moet een dossier bijgehouden worden met alle nodige documentatie ivm bestelling in dienst name, onderhoud, gebruik, keuringen, aanpassingen, e.d.. Om dit overzicht te bewaren kan volgend document gebruikt worden.

Bijzondere gevallen :

  1. Reeds in dienst zijnde arbeidsmiddelen waarvoor de procedure nog niet werd gevolgd. Enkel het “verslag van naleving” wordt opgemaakt door de Dienst PB. Hiertoe moet de Dienst gecontacteerd worden.
  2. Aankoop van identieke arbeidsmiddelen die in identieke omstandigheden gebruikt worden De volledige procedure moet enkel bij het eerste arbeidsmiddel gevolgd worden.
  3. Zelf ontworpen en/of geproduceerde arbeidsmiddelen Dezelfde procedure moet gevolgd worden. Het attest van de leverancier is uiteraard niet nodig. Het bedrijf moet zelf de eisen, gesteld in de bijlage, implementeren.