Pagina afdrukken

Aankoopprocedure

Bij aankoop van machines e.d. moet de werkgever beletten dat nieuwe risico’s in het bedrijf binnengebracht worden. De welzijnswetgeving beschrijft hiertoe een specifieke aankoopprocedure. Deze procedure is dezelfde voor machines, gemechaniseerde werktuigen, installaties, persoonlijke beschermingsmiddelen of PBM  en collectieve beschermingsmiddelen of CBM.

Om dit praktisch te realiseren hebben wij de volgende procedure uitgewerkt:

VOOR DE BESTELLING: werkpostanalyse

• De werkgever bekijkt samen met de GIDPB de omstandigheden waarin het arbeidsmiddel gebruikt zal worden:
  • Wie zal het AM gebruiken?
  • Waarvoor zal het AM gebruikt worden?
  • Waar zal het AM gebruikt worden?

 

VOOR DE BESTELLING: BIJLAGE aan BESTELBON (BaB)

• De aankoopverantwoordelijke gaat vóór de bestelling na of er een standaard ‘bijlage aan bestelbon’ bestaat. Klik hier voor de lijst. Deze standaard ‘bijlage aan bestelbon’ bevat alle bijzondere veiligheidseisen voor dit toestel. Indien er geen standaard ‘bijlage aan bestelbon’ bestaat, contacteert u de GIDPB die in overleg met u de ‘bijlage aan bestelbon’ zal opstellen.
• De aankoopverantwoordelijke bezorgt via e-mail de volgende documenten aan de GIDPB: de ‘bijlage aan bestelbon’ volledig ingevuld en ondertekend, en een kopie van de technische specificaties. De technische specificaties mogen eveneens blijken uit een bijgevoegd lastenkohier of uit de documentatie.
• De GIDPB, en indien nodig de arbeidsarts, kunnen aanvullende vereisten formuleren in de ‘bijlage aan bestelbon’. Dit zal steeds in overleg met de aankoopverantwoordelijke gebeuren.
• De GIDPB stuurt het tegengetekend exemplaar van de ‘bijlage aan bestelbon’ terug naar de aankoopverantwoordelijke:.
• De aankoopverantwoordelijke bezorgt aan de leverancier de volgende documenten: de volledige bestelbon/lastenboek met alle nodige gegevens en de ‘bijlage aan bestelbon’.

BIJ DE LEVERING: ATTEST VAN NALEVING (AVN) VAN DE LEVERANCIER

• De leverancier moet een document (attest van naleving) afleveren waarin hij verklaart hoe hij heeft voldaan aan de eisen inzake veiligheid en hygiëne vermeld op de bijlage aan bestelbon.
• Tevens moet de leverancier volledige, duidelijke en Nederlandstalige instructies betreffende de werking, de gebruikswijze, de inspectie en het onderhoud van het bestelde bezorgen.
• Indien van toepassing moet de leverancier ook de EG-verklaringen van overeenkomst met de Europese economische richtlijnen bezorgen.

BIJ DE INDIENSTSTELLING : VERSLAG VAN NALEVING VOOR INDIENSTSTELLING (VVI)

• De aankoopverantwoordelijke contacteert de GIDPB voor een controle voor indienstelling.
• Hierbij wordt o.a. nagegaan dat: aan alle wettelijke eisen en bijkomende veiligheidseisen vermeld in de ‘bijlage aan bestelbon’ voldaan is; het arbeidsmiddel niet voor een ander doel gebruikt wordt dan waarvoor het bestemd is; het arbeidsmiddel geen onaanvaardbare risico’s veroorzaakt als gevolg van de installatie in het bedrijf …; het arbeidsmiddel een technische controle door een EDTC heeft ondergaan (indien wettelijk verplicht).
• De GIDPB stelt een verslag van naleving voor indienststelling (VVI) op, met advies over de indienststelling.
• Indien nodig vult de arbeidsarts het verslag verder aan met zijn bevindingen en ondertekent het.
• De werkgever vult het verslag aan met de beslissing over de indienststelling en indien nodig het actieplan ter uitvoering van bijkomende maatregelen. Hij ondertekent het verslag en stuurt dit terug naar de GIDPB.

Van elk arbeidsmiddel moet een dossier bijgehouden worden met alle nodige documentatie i.v.m. bestelling, in dienst name, onderhoud, gebruik, keuringen, aanpassingen, e.d

Bijzondere gevallen :

1. Reeds in dienst zijnde arbeidsmiddelen waarvoor de procedure nog niet werd gevolgd. Enkel het ‘verslag van naleving’ wordt opgemaakt door de GIDPB. Hiertoe moet de GIDPB gecontacteerd worden.
2. Aankoop van identieke arbeidsmiddelen die in identieke omstandigheden gebruikt worden. De volledige procedure moet enkel bij het eerste arbeidsmiddel gevolgd worden, van elk arbeidsmiddel wordt een gelijkaardig verslag van naleving opgesteld, daartoe moet het serienummer en bedrijfsnummer doorgegeven worden aan de GIDPB.
3. Zelf ontworpen en/of geproduceerde arbeidsmiddelen Dezelfde procedure moet gevolgd worden. Het attest van de leverancier is uiteraard niet nodig. Het bedrijf moet zelf de eisen, gesteld in de bijlage, implementeren.
4. Voor huurtoestellen is de huurder als werkgever verantwoordelijk voor de indienststelling van de gehuurde arbeidsmiddelen. Hij moet er dus ook voor zorgen dat de GIDPB de verschillende stappen in de procedure kan doorlopen.

Flowchart VVI huur

Met enkele verhuurders in de Haven van Antwerpen is overeen gekomen dat de GIDPB, afhankelijk van tijd en beschikbaarheid, nieuwe arbeidsmiddelen reeds bij hen bekijkt, en een indienststellingsverslag opstelt. De verhuurder lost de bijkomende technische opmerkingen op en ondertekent het verslag.

Afhankelijk van de omstandigheden waarin het arbeidsmiddel gebruikt wordt door de huurder, zijn mogelijk bijkomende maatregelen te nemen. De GIDPB dient dus steeds op de hoogte gebracht te worden van een nieuw arbeidsmiddel, ook als dit gehuurd is.

De huurder krijgt het verslag van de verhuurder en gaat samen met de GIDPB na of er nog opmerkingen van organisatorische aard zijn. Indien nodig worden deze opmerkingen opgelost, waarna het verslag ook gehandtekend wordt door de huurder.

 

Bijhorende veiligheidsberichten:

Overzicht keuringen: https://www.cepa.be/pdf/pb/veiligheidsberichten/VGBER_201903.pdf

Voorkomingsbeleid: https://www.cepa.be/pdf/pb/veiligheidsberichten/VGBER_202214.pdf

Bijlages aan bestelbon: https://www.cepa.be/pdf/pb/veiligheidsberichten/VGBER_201810.pdf